Agile, wie kent het niet? Het staat vooral bekend als hippe aanpak voor software-ontwikkeling. Een klant vroeg ons om de scoping voor een totale herziening van Enterprise Search te verzorgen. Emid organiseerde twee opeenvolgende workshop-dagen, waaraan van onze kant een Knowledge Management expert en van de klant stakeholders uit diverse afdelingen meededen. Op de eerste dag hebben we de rollen geïdentificeerd, met de Patton User Modeling methode, om vervolgens activiteiten voor die rollen te ontdekken, volgens de User Story Mapping methode. Die rollen en activiteiten sorteerden we op businessvalue. (Businessvalue is datgene wat bijdraagt aan de manier waarop het bedrijf haar doelen behaalt. Voor de meeste bedrijven zijn dat de volgende vier punten: verkopen aan nieuwe klanten, meer verkopen aan bestaande klanten, klanten behouden en operationele effectiviteit verhogen.) Aan het eind van dag één hadden we onderstaande matrix opgesteld.

 

Geel zijn de activiteiten, roze de rollen, links-boven degenen die het meest bijdragen aan de businessvalue. 

Dit was de eerste keer dat de deelnemers met Agile methode werkten. Ze zijn gewend te discussiëren en voor de belangen van hun afdeling op te komen. Dankzij de door Emid ingezette methoden werkte de groep op een energieke en harmonieuze manier samen. Consensus zit in het proces ingebakken. Bij de retrospective aan het eind van de eerste dag was er naast het ongemerkt bereiken van consensus ook lof voor de effectiviteit van de aanpak; elke deelnemer ervaart dat diens belangen behartigd zijn en heeft een beeld van wat het totale systeem zal omvatten, inclusief de werkwijze en drijfveren van andere stakeholders.

De volgende dag stelde de groep voor elke activiteit gedetailleerdere taken op, elk op een apart kaartje. Inmiddels was de groep gewend om gelijktijdig en op eigen initiatief kaartjes te ontdubbelen en sorteren op businessvalue.

De hoeveelheid kaartjes was exponentiëel toegenomen; in twee dagen hebben we er zo’n 500 doorheen gejaagd: ruim 60 per persoon. Door alle brokken werk op te delen en te timeboxen op drie minuten, waren we er zeker van dat we op tijd zouden kunnen afronden. Hoewel het werken met timeboxes zeker even wennen is, vroeg de groep op een gegeven moment zelf om de timeboxes te verkleinen naar twee minuten.

Toen elke activiteit een complete, ontdubbelde en geprioretiseerde set taken had, bepaalden we met de MoSCow methode per activiteit de prioriteitsgrenzen. Veel taken bevatten dubbelen, verschillende verwoordingen van dezelfde taak. Hetzelfde geldt voor de activiteiten en rollen, respectievelijk acht en 13 stuks. Zo kunnen we er zeker van zijn dat we begrijpen wat er bedoeld wordt. Het eindresultaat van de twee dagen is een op wilsovereenkomst berustende, geprioretiseerde set van 110 taken (als het ècht moet zijn die te vergelijken met een scherm). Dit is een uitstekende basis om een offerte en planning op te baseren.

Meer weten over Agile en Knowledge Management van Emid consult?
Stuur  Dit e-mailadres is beveiligd tegen spambots, u heeft JavaScript nodig om het te kunnen bekijken