Autonomy IDOL Enterprise Desktop Search: big brother of gouden idee

maandag 04 mei 2009 09:58

Desktop search tools zijn er in veel verschijningsvormen, van veel leveranciers  en met  verschillende mogelijkheden. De IDOL Enterprise Desktop Search (Autonomy IEDS) heeft een duidelijk innovatief pluspunt ten opzichte van de "anderen". Autonomy IEDS maakt het mogelijk om relevantie informatie automatisch aan te leveren terwijl de gebruiker bezig is met het maken van een document, browsen op internet of het lezen van zijn of haar e-mail.

 Zoeken naar informatie of documenten is iets dat iedere medewerker vele malen per dag doet. Er zijn verschillende hulpmiddelen die de gebruiker kunnnen ondersteunen bij het vinden van de gewenste informatie.
Vroeger waren dit ordners die netjes gerubriceerd in een kast stonden, een ladekast met dossiermappen, een collega die veel wist omdat hij of zij al jaren binnen een bedrijf werkt en soms zelfs een geautomatiseerde toepassing om door databases met digitale informatie te zoeken.

Tegenwoordig is steeds meer informatie digitaal voor handen en wordt meer en meer gebruik gemaakt van zoeksystemen om deze digitale informatie te doorzoeken.

Het implementeren van een zoeksysteem binnen een bedrijf wordt meestal gedaan om hiermee een stijging van de omzet te realiseren, de kwaliteit te verbeteren of een daling van de kosten te bewerkstelligen. Het gaat om het snel beschikbaar hebben van de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste mensen. Met andere woorden het goed invullen van informatiemanagement.

Zoeksystemen hebben dan ook een zeer prominente rol binnen het informatiemanagementproces, omdat hiermee de zorgvuldig verzamelde en opgeslagen documenten en informatie bij de juiste personen gekregen kan worden. Er is echter een verschil tussen het "halen" van informatie en het "brengen" daarvan.

Onder "halen" verstaan we de actie die een gebruiker moet uitvoeren om aan een document of informatie te komen die hij of zij op dat moment nodig heeft. Onder "brengen" verstaan we de mogelijkheid om de juiste informatie ongevraagd op het juiste moment bij een medewerker te krijgen. De omgeving "voelt" als het ware welke informatie op dat moment relevant kan zijn / is voor een medewerker.

Hieronder is een matrix die aangeeft wat de situaties zijn waarin een medewerker informatie nodig heeft:

 Met Autonomy IEDS kun je alle situaties afvangen. Het biedt de mogelijkheid om ad hoc te zoeken om AI en BI af te dekken, waarbij niet 1 bron, maar alle interne en externe informatiebronnen plus de eigen informatiebronnen van de medewerker (de eigen netwerkschijf en email).

Voor AII kan de gebruiker veel gedane zoekvragen opslaan in actieve mappen, welke oplichten zodra er nieuwe informatie binnenkomt.

Voor BII krijgt de gebruiker een attendering zodra er relevante informatie is voor de taak waar hij of zij op dat moment mee bezig is. Als de medewerker in de tekstverwerker bezig is met een brief of rapport, dan zal er een attendering komen zodra er relevante interne of externe informatie is.

Dit laatste klinkt zeer "magisch"; Hoe weet een omgeving nu welke informatie voor een gebruiker relevant is?
De oplossing die "meedenkt" met de gebruikers en "leest" waar de medewerker op dat moment mee bezig is op zijn scherm.

Deze oplossing is er een van Autonomy en staat bekend als de "Active Windows Extension" (AWE) of de "Autonomy IDOL Enterprise Desktop Search".
We kennen allemaal de desktop search varianten van Google, Microsoft, Copernic, X1 en andere leveranciers. Deze oplossingen bieden de mogelijkheid om door lokaal opgeslagen documenten te zoeken en soms ook een zoekbox waarmee je makkelijk een zoekopdracht op internet kan uitvoeren.

De Autonomy IEDS gaat echter verder.... veel verder.
Naast de functionaliteit om de lokaal opgeslagen documenten te indexeren en daardoor te kunnen zoeken "nestelt" het product zich in de Windows-omgeving en is actief op het moment dat er een product als Word of internet Explorer wordt gebruikt.

Autonomy IEDS "leest" welke tekst er op het scherm staat en gaat op basis van deze tekst op zoek naar relevante informatie binnen een enterprise search omgeving (IDOL) met bedrijfsinformatie (CMS, DMS, Databases) of zelfs op internet (via de Autonomy federator bijvoorbeeld).
Het resultaat is zichtbaar in de applicatie waar de medewerker zich op dat moment bevindt via een subtiel oplichtend icoontje in de titelbalk.

Een voorbeeld kan de toepassing van deze krachtige oplossing verduidelijken:

Een medewerker is bezig met een rapport over de uitstoot van CO2 door vrachtauto's. Dit kan bijv. een beleidsmedewerkers binnen een ministerie zijn.

Op het moment dat de medewerker een stuk tekst in Word heeft geproduceerd, gaat de Autonomy IEDS direct op zoek naar relevante informatie binnen het bedrijf en op internet.

Op het moment dat Autonomy IEDS relevante informatie heeft gevonden wordt de medewerker daar op geattendeerd door een oplichtend icoontje. De medewerker kan daarop klikken, waarnaa hij of zij een lijst met relevante informatie te zien krijgt. Dit kunnen documenten zijn uit een content management systeem, een bibliotheek met andere beleidsdocumenten, websites die ook over dat onderwerp hebben gepubliceerd etc.

Om deze informatie te structureren is het ook mogelijk om verschillende bronnen apart te presenteren. Er kunnen dan meerdere "icoontjes" worden getoond: voor iedere bron één.

Een ander voorbeeld kan worden gegeven voor een onderzoeker. Deze persoon is bezig om het internet af te speuren naar informatie over een bepaald onderzoeksonderwerp. Hiervoor bezoekt hij of zij veel websites en leest veel informatie in zijn of haar browser. Op het moment dat deze persoon een interessante pagina heeft gevonden waar veel relevantie informatie op staat, kan hij of zij ook eens kijken of er meer pagina's of documenten zijn die vergelijkbare informatie bevatten.

De onderzoeker krijgt deze informatie voorgeschoteld, zonder dat hij of zij er om vraagt. De Active Windows Extension analyseert de tekst die op dat moment in de browser wordt getoond en gaat op basis van die tekst op zoek naar vergelijkbare informatie in de beschikbaargestelde bronnen.

Autonomy doet dit ook nog eens conceptueel. Meer informatie over conceptual search en "meaning based computing" kunt u vinden op de website van Autonomy.

Wij kunnen ons voorstellen dat u graag een toelichting wilt hebben op de werking van deze oplossingen en mogelijkheden daarvan voor uw bedrijf of situatie.